МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ  

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

План.

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

Розносна книга

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Дата та індекс документа Кореспондент Зміст документа Прізвище виконавця Відмітка про виконання

№ з/п Найменування документа Вихідний номер Дата відправлення Кому адресовано Розписка в одержанні

1 Охарактеризуйте документообіг.

2 Назвіть основні етапи документообігу.

3 Як відбувається прийом документів?

4 Як оформлюють реєстрацію документів?

5 Як відбувається контроль за виконанням документів?

6 Як відбувається обробка та відправлення вихідної кореспонденції?

Заняття № 11 ( 2 год.)

Лекція № 8.

Тема: 2.6 Робота з документами обмеженого доступу.

1.Основи систематизації документів в установі. Номенклатура справ як систематизований перелік заголовків справ, що формуються в установі.

2.Розробка класифікаторів згідно з напрямами діяльності установи. Види номенклатур справ, їх призначення і використання.

3.Заголовки справ. Індексація справ. Оформлення номенклатури справ. Організація роботи з впровадження номенклатури справ в установі. Формування справ згідно з затвердженою систематизацією. Оформлення справ.

4.Терміни зберігання. Особливості визначення термінів зберігання деяких категорій документів та справ.

Література:

1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994.

2. Нелюба А. Теорія і практика ділової мови. – Х.: Акта, 1997.

3. Мацюк З.О. Станкевич Н.І, Українська мова професійного спілкування – К.: Каравела, 2005.

Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації, що засвідчує ступінь обмеження доступу до цієї інформації (для службового користування, таємно, цілком таємно).

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ Н А К А З Про затвердження Порядку організації захисту інформації під час здійснення митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів із застосуванням вантажної митної декларації, яка містить інформацію з обмеженим доступом, що є власністю держави (Порядок, п.1.4) 05.01.2005 N 5



"Гриф обмеження доступу" - позначка, що проставляється на носії інформації з обмеженим доступом або у супровідній документації до нього та засвідчує ступінь обмеження доступу до інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Словацької Республіки про взаємну охорону інформації з обмеженим доступом (ст.1) м. Братислава, 22 червня 2006 року ( Угоду подано на ратифікацію Постановою КМ N 1024 від 08.08.2007 )

"Гриф обмеження доступу" означає позначку, яка проставляється на носії інформації з обмеженим доступом, або зазначається у супровідних до нього документах, та визначає ступінь обмеження доступу, наданий цій інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Алжирської Народної Демократичної Республіки про охорону інформації з обмеженим доступом (ст.2) м.Алжир, 7 квітня 2008 р.

"Гриф обмеження доступу" - позначення інформації з обмеженим доступом та супровідної документації, яке вказує на ступінь обмеження доступу цієї інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Македонія про взаємну охорону інформації з обмеженим доступом (ст.1) м. Охрід "29" червня 2009 року

Номенклатура справ - Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:

02 - належна особа - адресат;

12 - кореспондент;

156 - порядковий реєстраційний номер.

Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:

01-20 - номер справи по номенклатурі справ;

156 - порядковий реєстраційний номер.

При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила:

· розташування складових частин індексу має бути постійним;

· система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним і достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.

Систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

Систематизація РКК Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК: · алфавітний; · географічний (регіональний); · кореспондентський; · номінальний (по видах і різновидах документів); · наочно-питальний (по заголовку, змісту); · структурний (по структурі організації, по відділах); · хронологічний (по даті) і так далі При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі Усередині кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і дат. Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на виконання, і виконаних. Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.

Номенклатура справ необхідна для:

· ¨ швидкого пошуку документів за їх видами;

· ¨ розподілу виконаних документів по справах;

· ¨ встановлення термінів зберігання;

· ¨ створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

1) типова - обов'язкова;

2) зразкова - рекомендаційна;

3) індивідуальна.

Типова та приблизна номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями - міністерствами, відомствами, головними управліннями, облвиконкомами, промисловими об'єднаннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами.

На основі типової та примірної НД організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або сектором діловодства, секретаріат або секретаря.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу друкується в 3-х прим., Підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:

1 екз. - Канцелярії;

2 екз. - Структурному підрозділу;

3 прим. - В архів.

Після створення номенклатура справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою.

Зведену номенклатуру справ в установах розробляє зав.канцеляріей або секретар. До розробки залучають завідувача відомчим архівом чи співробітника, відповідального за архів.

У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

Третю графу номенклатури заповнюють у структурному підрозділі в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися в минулому році.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів установи або ін установи, про що переходять справах і т.д.

У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації - в кінці після структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо-технічний відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший прим. зберігається в канцелярії, другий - використовується канцелярією як робочий примірника; третій - знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа; четвертий - у гос.архіве.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п'ять років.

Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведенії номенклатурі справ підписується зав.канцеляріей, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

Пор № Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них: а) зведені річні б) річні в) квартальні Пост.Пост.3 р.1 —10 р.3 р.2 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річних — 10 р.
Звіти з фінансування: а) зведені річні б) річні в) квартальні г) місячні Пост.Пост.3 р.11 р.3 —10 р.3 р.21 р.4 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річних — 10 р. 3За відсутності річних і квартальних — пост. 4За відсутності річних і квартальних — 10 р.
Передатні, роздільні, ліквідаційні баланси й додатки, пояснювальні записки до них Пост. 10 р.
Протоколи засідань комісійз розгляду й затвердження звітів і балансів: а) річних б) квартальних Пост.3 р.1 10 р.3 р.2 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річних — 10 р.
Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів Пост. 5 р.
Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів 3 р. 3 р.
Листування про строки подання бухгалтерської і фінансової звітності 1 р. 1 р.

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і наклади з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288
Особові рахунки: а) робітників і службовців, студентів б) одержувачів пенсій і державної допомоги 75 р. — «В» 5 р.1 75 р. — «В» 5 р.1 1Після завершення виплати допомоги і пенсій; для одноразо-вої допомоги — 1 р.
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) 5 р.1 5 р.1 1За відсутності особових рахунків — 75 р.
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів 3 р.1 3 р.1 1Після ліквідації основних засобів
Довіреності на одержання грошових сум і товарно-ма-теріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності) 3 р. 3 р.
Гарантійні листи 3 р. 3 р.

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Облікові регістри (Головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці та ін.) 3 р.1 3 р.1
Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості 3 р.1 3 р.1
Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів 3 р. 3 р.
Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін. 3 р. 3 р.
Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок 3 р.1 3 р.1
Реєстри рахунків до оплати 3 р.1 3 р.1
Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них 3 р. 3 р.
Відомості про використання кредитів: а) річні б) квартальні 3 р.1 р. 3 р.1 р.

.

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості із заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та ін. 3 р. 3 р.
Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію 3 р.1 3 р.1
Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування Доки не мине потреба Доки не мине потреба
Виконавчі листи Доки не мине потреба Доки не мине потреба
Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листування з оформлення договорів-зобов’язань Доки не мине потреба Доки не мине потреба

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків та ін. Доки не мине потреба Доки не мине потреба
Документи (довідки, акти, зобов’язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань Доки не мине потреба Доки не мине потреба
Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будів-ництва Пост. До нової переоцінки (індексації)1 1Не менше 3 р.
Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних цінностей Пост. 3 р.
Паспорти будівель, споруд, обладнання 3 р.2 3 р.2 1Паспорти будівель, споруд — пам’ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, — пост. 2Після ліквідації основних засобів
Спостережні справи з нагляду за будівлями й спорудами, що перебувають під охороною держави Пост.

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Листування про паспортизацію будівель і споруд 3 р. 3 р.
Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи 3 р. 3 р.
Акти документальних ревізій фінансово-господарсь-кої діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них 5 р.1 5 р.1 1Див. примітку до ст. 288
Листування про фінансо-во-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та ін.) 3 р. 3 р.
Акти перевірок каси, правильності стягнення податків та ін. 3 р. 3 р.
Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та ін.) 3 р.1 3 р.1 1Після закінчення строків дії договорів, угод.
Реєстри договорів 3 р. 3 р.
Договори про матеріальну відповідальність 5 р.1 5 р.1 1Після звільнення матеріально відповідальної особи

№ пор. Вид документів Термін зберігання документів Примітка
в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) Доки не мине потреба Доки не мине потреба
Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств тощо 5 р.1 5 р.1 1Після ліквідації підприємств, установ, організацій
Розрахункові сплати внесків до різних фондів 3 р. 3 р.


8770258224150794.html
8770281830441452.html
    PR.RU™